september 2018

Jeugdkoor Animo verwerkt persoonsgegevens van haar (oud-)leden, commissieleden, bestuursleden en zogenaamde Vrienden van Jeugdkoor Animo. Het bestuur hecht veel waarde aan het beschermen van deze gegevens en heeft daarom in dit privacy beleid vastgesteld welke gegevens Jeugdkoor Animo Budel-Schoot in haar bezit heeft, wie toegang heeft tot deze gegevens, waar deze zijn opgeslagen en waarvoor deze worden gebruikt.

Begrippenlijst

1. Het bestuur zijn de mensen die zijn gekozen en daadwerkelijk zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel;
2. Commissieleden zijn de vrijwilligers die op een andere manier structureel aan de vereniging verbonden zijn;
3. Leden zijn betalende leden van de vereniging;
4. Vrienden van Jeugdkoor Animo zijn bedrijven of individuen die een financiële bijdrage leveren aan het koor;
5. De dirigent leidt het koor tijdens repetities en uitvoeringen;
6. Kampouders zijn door commissieleden geselecteerde volwassen vrijwilligers die ondersteuning bieden tijdens het jaarlijkse kamp;
7. Onder persoonsgegevens wordt verstaan: achternaam, voornaam, geboortedatum, adres, e-mailadres, telefoonnummer, IBAN en eventuele bijzondere persoonsgegevens (zoals allergieën, medicijngebruik, etc.) van het kind en/of de ouder(s)/verzorger(s) en aanvang en beëindiging van het lidmaatschap;
8. Onder vereniging wordt verstaan: Vereniging Jeugdkoor Animo Budel-Schoot, zoals omschreven in de statuten.

Welke gegevens heeft Jeugdkoor Animo Budel-Schoot in haar bezit en waar worden deze voor gebruikt?

Jeugdkoor Animo Budel-Schoot heeft van haar leden en commissieleden persoonsgegevens zoals hierboven gedefinieerd. Persoonsgegevens van de leden wordt gebruikt voor:

Bijzondere persoonsgegevens worden bewaard en aan de commissieleden van Jeugdkoor Animo Budel-Schoot verstrekt, omdat wij dit van groot belang achten voor de veiligheid van haar leden. De redenen hiervoor zijn divers. Bijvoorbeeld in het geval van epilepsie is het evident waarom de commissieleden, bestuursleden en kampouders hiervan op de hoogte moeten zijn.

Ieder lid krijgt op onze website een persoonlijk account. Persoonsgegevens zoals hierboven zijn enkel inzichtelijk voor ingelogde leden.

Mediaopnames

Bij activiteiten, repetities en uitvoeringen kunnen foto’s, geluidsopnames en video opnames worden gemaakt van de deelnemers en betrokkenen. Dit beeldmateriaal zal eventueel worden gebruikt voor promotie (op de website of alleszins) of een presentatie van een van de activiteiten van Jeugdkoor Animo Budel-Schoot. Indien iemand (of in het geval van een minderjarige, een ouder of verzorger van) op een van deze beelden voorkomt en publicatie niet op prijs stelt, zal de wensen van deze persoon worden gehonoreerd.

Geluidsopnames

Door het bestuur zullen geen opnames worden gemaakt van de algemene vergadering en bestuursvergadering.

Wie heeft er toegang tot welke persoonsgegevens?

1. Bestuursleden en commissieleden van Jeugdkoor Animo Budel-Schoot hebben toegang tot alle persoonsgegevens die geregistreerd staan.
2. Toegang tot het algemeen archief is beperkt tot de secretaris. Toegang tot het financieel archief is beperkt tot de penningmeester.
3. Vrijwilligers hebben enkel toegang tot persoonsgegevens die voor hen noodzakelijk zijn om te weten. Dit is afhankelijk van de rol die de vrijwilliger inneemt. Bijvoorbeeld de kampouders op het koorkamp hebben toegang tot de bijzondere persoonsgegeven van de leden die mee op kamp gaan, zodat zij rekening kunnen houden met allergieën of diëten.
4. Een aantal persoonsgegevens van (bestuurs)leden communiceren wij met externen, zoals de gemeente, Kamer van Koophandel en kamplocatie. Hoe zij omgaan met deze persoonsgegevens staat beschreven in hun privacybeleid.
5. De persoonsgegevens worden niet verspreid aan derden en leden.
6. Als vereniging zijn we vrijgesteld van het aanstellen van een functionaris gegevensbescherming. Echter, de secretaris zal wel als zodanig hiermee worden belast.

Hoe lang en waar worden persoonsgegevens bewaard?

1. Persoonsgegevens zijn opgeslagen in de ledenadministratie. De ledenadministratie is een excel format opgeslagen in de beveiligde Google Drive omgeving. Toegang tot deze omgeving wordt geregeld door de secretaris. Jeugdkoor Animo bewaard persoonsgegevens uiterlijk twee jaar nadat leden, commissieleden of bestuursleden heeft aangegeven te stoppen. Indien het lid binnen twee jaar terugkeert, worden gegevens overgenomen en bespaard dit administratieve handelingen.
2. Persoonsgegevens worden uitsluitend bewaard in de Google Drive omgeving. Uitzonderingen hierop zijn het uitprinten van de gegevens voor de aanwezigheidslijst op de locatie van Jeugdkoor Animo Budel-Schoot.
3. Gegevens ouder dan twee jaar worden opgeslagen in het desbetreffende archief. In het archief worden adresgegevens, contactgegevens en bijzondere persoonsgegevens niet opgeslagen. Deze worden derhalve vernietigd. Het bestuur ziet erop toe dat dit gebeurt.

Hoe kunnen leden hun persoonsgegevens wijzigen?

Voor wijziging of verwijdering van persoonsgegevens kunnen (ouders/verzorgers van) leden, commissieleden of bestuursleden, contact opnemen met de secretaris. De contactgegevens van de secretaris zijn opgenomen in het huishoudelijk reglement.

Hoe handelt Jeugdkoor Animo Budel-Schoot in het geval van een datalek?

1. Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek, zal het bestuur van Jeugdkoor Animo Budel-Schoot dit melden bij de autoriteit persoonsgegevens. Na melding van een datalek zal ook het lid waarvoor dit datalek geldt op de hoogte worden gebracht.
2. Indien blijkt dat alleen gegevens zijn gelekt, die slechts geringe kans geven op schending van rechten van betrokkenen, zal de autoriteit persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld. [artikel 33.1 van de AVG]